We bespreken ook de conference call etiquette en geven je enkele algemene tips. Na het lezen van deze blog videobel jij als een echte pro!
1. Een geslaagde call begint met een goede voorbereiding
Als je een conference call goed wilt laten verlopen, dien je je goed voor te bereiden. Dit doe je door rekening te houden met een aantal dingen.
Kies het juiste apparaat
Videobellen is extra prettig op een zakelijke laptop die voorzien is van handige sneltoetsen voor conference calls. Als je van plan bent om vaak te bellen, is het dan ook handig om zo’n laptop aan te schaffen.
Je bent zeker niet verplicht, want je kunt eender welke laptop of pc gebruiken voor een call. Het is zelfs mogelijk om je smartphone of tablet te gebruiken. Heb je geen houder? Gebruik dan liever een laptop of pc. Een smartphone of tablet is moeilijk stil te houden met de hand.
Bereid je laptop voor
Neem voordat je gaat bellen de laptop of pc die je gaat gebruiken bij de hand en sluit alle vensters die nog openstaan. Zo krijg je tijdens je call geen meldingen. Daarnaast is het van belang dat je toestel stabiel staat. Zet het bij voorkeur in een houder of op een (bureau)tafel. Check ook of je volume hoog genoeg staat.
Zorg voor een goede internetconnectie
Het laatste wat je wilt, is dat je interconnectie wegvalt tijdens een gesprek met een klant of je baas. Bel daarom in een ruimte waar het wifi-signaal het sterkst is of koop een wifi-versterker. Een andere optie is om te investeren in zakelijk internet dat betrouwbaar en stabiel is.
Installeer een video call app
Voordat je je eerste call kunt maken, moet je een goede video call app downloaden. Er zijn er tegenwoordig heel wat, maar dit zijn de beste:
- Zoom
- Skype
- Google Meet
- Microsoft Teams
2. Zo creëer je de ideale conference call setting
Mensen die videobellen, denken er niet altijd aan om ook de omgeving te optimaliseren. Toch is dit erg belangrijk om een call goed te laten verlopen. Hieronder kom je te weten hoe je de ideale video call setting creëert!
Zorg voor comfort
De beste setting voor een conference call is er een waarin jij je goed voelt. Daarom is het belangrijk om te zorgen voor comfort.
Onze tip: koop een goede bureaustoel
Je kan voor comfort zorgen door een ergonomische bureaustoel te kopen. Soms duurt een online meeting slechts 10 minuten, andere keren een uur of twee. Tijdens zo’n lange meeting wil je echt geen last krijgen van je nek of rug. Een comfy bureaustoel is dus geen overbodige luxe. Een goede (bureau)tafel die stabiel is en op de juiste hoogte staat is eveneens een must-have.
Maak je omgeving rommelvrij
Een rommelige ruimte als achtergrond is allesbehalve professioneel. Bovendien leidt rommel de aandacht af van het gesprek. Vermijd afleiding door je omgeving mooi op te ruimen voor je gesprek.
Onze tip: organiseer de ruimte op een stijlvolle manier
Je kunt je achtergrond gezellig maken én je rommel opruimen met een industrieel wandrekje (zie foto). Daarop kun je dan een plantje zetten voor sfeer en er eventueel een foto van je gezin of logo van je bedrijf op pinnen. Plaats er ook enkele bureauaccessoires in en je tafel of bureau is rommelvrij. Een superhandig hebbeding!
Schep sfeer
Door te zorgen voor een sfeervolle achtergrond, laat je een goede indruk achter. Je tafel of muur hoeft zeker niet kaal te zijn. Integendeel zelfs: als je setting te leeg is, is de andere persoon bijna verplicht om naar jou te kijken. Dat kan intens zijn. Voeg daarom liever enkele leuke accessoires toe.
Onze tip: voeg leuke accessoires toe die iets zeggen over je persoonlijkheid
Een leuke manier om je setting te vullen, is door enkele items aan je achtergrond toevoegen die je persoonlijkheid reflecteren. Als je graag leest, kun je bijvoorbeeld een boekenrekje achter je plaatsen. Ben je dol op groen? Voeg dan een plantje toe.
Professioneel alternatief: een achtergrond die je expertise weerspiegelt
Heb jij een online meeting gepland met een klant? Dan is het van belang om een professionele indruk na te laten. In plaats van te videobellen met een witte muur achter je, kies je het best voor een achtergrond die jouw expertise weerspiegelt. Ook kun je het logo van je bedrijf op de muur laten terugkomen.
Beperk storende geluiden
Kies de rustigste kamer van je huis uit om te videobellen en vraag aan je huisgenoten om je niet te storen tijdens je call. Zo heb je tijdens je meeting geen last van vervelende geluiden. Je kunt storende geluiden natuurlijk niet helemaal vermijden, maar je kunt ze wel proberen te beperken.
Onze tip: gebruik een geluiddempend wandpaneel
Er bestaan mooie wandpanelen die ook geluid dempen. Als je regelmatig videobelt, is het aangeraden om zo’n geluiddempend wandpaneel te laten plaatsen in de ruimte. Het vermindert storend omgevingsgeluid aanzienlijk.
Zorg voor de juiste verlichting
Vergeet niet om te zorgen voor de juiste verlichting. Dat is erg belangrijk, want in een te donkere ruimte zien mensen je gezicht niet. Bovendien kom je zo niet professioneel over.
Onze tip: ga voor een dimbare lamp
Met een dimbare lamp kun jij zelf de lichtintensiteit bepalen. Bekijk jezelf op de camera voordat je deelneemt aan een videogesprek en pas de lichtintensiteit aan tot deze perfect is.
3. Video call do’s & don’ts op een rij
Do’s
- Je camera en microfoon testen voor je call;
- Tijd voorzien voor het beantwoorden van vragen als je zelf een call organiseert;
- Lange stiltes vermijden;
- Op voorhand bespreken welke app je gaat gebruiken.
Don’ts
- Een virtuele achtergrond gebruiken;
- Je mail checken of iets anders doen tijdens een call;
- Prutsen aan je haren of trui;
- Weggaan in het midden van een gesprek;
- Eten tijdens het videobellen.
4. Conference call etiquette: zo maak je een goede indruk
Het is ook belangrijk om te weten hoe je goed overkomt tijdens een conference call. Er zijn een aantal regels die je kunt opvolgen.
Tip 1: Log op tijd in
Als je te laat aanwezig bent op de conference call, laat je geen goede indruk achter. Bovendien is het voor de andere deelnemers frustrerend. Want zij moeten allemaal op je wachten. Ben je nogal vergeetachtig? Schakel dan de meldingen in, zodat je tijdig op de hoogte wordt gesteld van je aankomende conference call.
Tip 2: Stel jezelf kort en bondig voor
Als je met iemand voor de eerste keer een conference call hebt gepland, is het wel zo vriendelijk om jezelf voor te stellen voordat je begint met spreken. Vertel niet je hele leven, maar introduceer jezelf kort en krachtig.
Tip 3: Laat anderen uitspreken
Misschien ben je tijdens een gesprek zo enthousiast dat je niet kan wachten om je mening te geven. Op die momenten houd je je beter in. Want er is niets zo storend als mensen die je onderbreken terwijl je nog iets aan het vertellen bent. Doe dat dus ook niet bij anderen. Soms denk je dat een persoon gedaan heeft met praten en onderbreek je per ongeluk iemands gesprek. Dat kan gebeuren. Maar in dat geval is het wel belangrijk om je excuses aan te bieden.
Tip 4: Gebruik de mute-knop als je niet aan de beurt bent
Tijdens de conference call heb je de mogelijkheid om je microfoon uit te zetten. Druk daarvoor op het icoontje van de luidspreker. Het is handig om jezelf te muten als iemand anders aan het woord is, zodat deze persoon zeker niet kan storen. Het is een vorm van beleefdheid. Vergeet je microfoon niet opnieuw aan te zetten als het aan jou is om te spreken om gênante situaties te vermijden.
Tip 5: Denk aan je voorkomen en houding
Zorg dat je er netjes uitziet voordat je gaat videobellen. Draag een mooie outfit, leg je haar goed en zit recht. Het is ook belangrijk dat je op ooghoogte zit. Want als je neerkijkt op een camera, ziet dit er vreemd uit.
Daarnaast is het van belang dat je niet te dicht zit. Breng een deel van je schouders in beeld. Als je niet zeker bent over hoe je overkomt op camera, is het goed om dit even uit te testen.
Tip 6: Richt je aandacht volledig op de call
Wat je zeker niet mag doen tijdens een online meeting is multitasken. Misschien denk je dat het niet opvalt als je je mail eventjes checkt, maar meestal ziet je gesprekspartner dit wel. En dat komt onrespectvol over. Stel andere taken dus uit tot na de call.
5. De ultieme tip: wees zelfzeker
De belangrijkste tip voor een geslaagde videocall? Wees zelfzeker! Zo laat je de beste indruk na. Door bovenstaande tips op te volgen, ben je goed voorbereid en zul jij je al een stuk zekerder voelen.
De beste manier om je goed in je vel te voelen is door te zorgen voor voldoende comfort. En daar kunnen wij je mee helpen! Want in ons assortiment vind je de meest comfy bureaustoelen die perfect zijn om te gebruiken tijdens een videocall.